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天津职业大学印章管理办法
2017-04-13 11:30   审核人:   (点击: )

天津职业大学印章管理办法

(试  行)

 

    为进一步加强学校印章管理,确保用印的安全,维护印章效用,杜绝由于用印不慎和印章管理不严带来的不良后果,保证学校各项工作的正常开展,特制定本办法。

一、印章的管理

(一)印章的保管和使用

    1.本办法所指印章包括:学校公章(“中国共产党天津职业大学委员会”印章、“天津市职业大学”印章、“天津职业大学”钢印、校领导法人章、校领导名章、校领导签字章);学校所属各单位、各部门印章和专用章。

    2.学校办公室是全校印章的归口管理部门,负责学校公章的使用和管理,负责学校各级各类印章的刻制、启用和废止,并监督学校所属各单位、各部门印章和专用章的使用管理。

    3.各单位党政负责人是本单位印章管理第一责任人。各单位应制定相关管理办法,规范审批程序,做好用印登记,对用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记,以备核查。重要事项的用印,要根据职权划分情况经本单位主管领导批准。各单位须指定专人负责管理及使用印章。印章管理人员要定期整理用印留存的材料,对具有考查价值的,要在年终整理立卷时归档保存。
    4.使用印章应在办公室内,非特殊情况不得将印章携出办公室或单位以外使用,不用时应将印章妥为保存。特殊情况必须携出使用时,需经部门负责人批准并要详细记载用印情况,且必须在当日下班前交回印章。

    5.司印人员用印前要仔细审查用印内容、格式、审批手续等,经审查无误后方可用印。用印位置要上不压正文、下骑年盖月,印记要清晰、端正,不得歪斜和倒置。

    6.用印时间为工作日正常上班时间。寒、暑假期间用印时间为白天正常值班时间,国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。

    7. 电子印章、艺术印章与实物印章同等管理,未经批准,任何单位和部门不得擅自制作和使用。

(二)印章的刻制、启用与废止

    1.校级印章的刻制。由学校办公室持上级党委或行政单位批准成立的批件及证明信函,前往公安机关办理刻制印章相关事宜。

    2.凡经批准成立或更改名称的校内党政机构需刻制印章时,由申请单位提出书面申请,附学校或上级有关部门批准成立该机构(更名)的公文,报学校办公室审核、办理刻章手续后,申请单位持相关材料到天津市公安局指定地点刻制印章。

    3.各种业务专用章的刻制。财务专用章等各种业务专用章的刻制,由学校有关职能部门签署意见,学校办公室审核,主管校领导审批后,办理刻章手续。

    4.印章因长期使用发生磨损或因故损坏需更换时,由申请单位持原章和刻制印章申请,经学校办公室审核后,办理刻章手续。

    5.凡刻制好的印章在启用前必须在学校办公室留印模备案,并在发文公布后方能启用。机构撤销或变更时,原印章原则上自发文之日起即行停用。废止停用的印章,须在领用新印章的同时上交学校档案馆封存归档,以备日后查考。对于学校办公室无备案的印章,学校不承认其有效性。

(三)用印原则及印章使用范围

    1. “中国共产党天津职业大学委员会”印章、“天津市职业大学”印章、“天津职业大学”钢印的使用,遵循“主管校领导批准后用印”的原则。需使用(加盖)学校公章的单位或部门,均应提前填写《天津职业大学用印申请表》(见附件2,以下简称《用印申请表》),经审批后持表到学校办公室用印;若需相关证明材料,申请用印者需提供,否则不予用印。

    (1)凡以学校党委名义正式行文,凭经党委书记签发的发文稿纸原稿用印;凡以学校行政名义正式行文,凭经校长签发的发文稿纸原稿用印。

    (2)凡不必正式行文但需以学校名义发出的文书或函件,应按规定格式书写或打印,经主管校领导在《用印申请表》上签字后,方可用印。

    (3)以“天津职业大学”名义与外单位签订的合同、协议等,按《天津职业大学关于印发<对外合同管理办法(修订)>的通知》(津职大〔2013〕43号)中的规定履行手续后,方可用印。

    (4)需用校章的聘书、奖状、荣誉证书、职称证书等,须持有相应的聘任通知书、表彰决定,或经主管校领导审批后,方可用印。

    (5)办理毕业证、结业证、肄业证、进修证、培训证、毕业证明等,由相关院系或职能部门填写《用印申请表》,报主管校领导审批后,委派专人与学校办公室司印人员共同组织证件盖章工作。毕业证的中文复印件需由学校教务处审核盖章后方可到学校办公室加盖学校印章。补办证件,由申请人填写《用印申请表》,经相关部门审核,并报主管校领导审批后用印。

    (6)新生学生证加盖公章,由各院系持经学生证管理部门审批的《用印申请表》集体办理;补发学生证,需由所在院系和教务处分别在《用印申请表》上签章后,申请人持填写完整的《用印申请表》到学校办公室办理用印手续。

    (7)教职工工作证、退休证、教师证等加盖公章,由人事处持《用印申请表》办理。

    (8)各业务部门的业务报表(涉及全校综合统计的项目,要由学校办公室综合统计人员审核)、统计表、总结、报告、说明,教学、评优等申报或推荐材料,经部门领导审核,报主管校领导审批后,派专人到办公室办理用印申请手续后,方可用印。

    (9)单位或个人办理科研项目立项、专利申报、成果登记及申报各种奖励等应到科研处审核、登记,并报请主管校领导审批后,方可用印。

    (10)各类需加盖公章的外文材料,须由外事办公室负责人审核后,方可用印。

    (11)出具学生成绩证明,由教务处负责审核并加盖部门公章;如需加盖校章,由教务处派专人持《用印申请表》到学校办公室办理。

    (12)教职工或学生个人因私办理各类证明,需由相关院系或部门负责人在《用印申请表》上签章后,申请人持表到学校办公室办理用印手续。

    (13)校领导签名章,须校领导本人签字同意后方可用印。

    (14)特殊情况下急需使用学校印章时,需电话报请相关校领导同意,并在《用印申请表》上注明后方可用印,但事后要及时补办用印申请手续。

    2.学校各基层单位的公章用于以本部门名义发的通知、通告、通报、校内介绍信、证明及向学校呈送的请示、报告等,须经单位主要负责人审批后方可使用。

二、介绍信的管理

(一)介绍信与用印紧密相连,一般情况下介绍信由司印人员掌管。介绍信的保管、使用方法与印章的保管、使用方法相同。申请单位或个人须提前填写《用印申请表》,持表到学校办公室开具介绍信。

(二)印章管理人员要对开出的介绍信负责,介绍信的内容要明确具体,字迹清楚,经检查核对无误后方可用印。

(三)介绍信的存根及《用印申请表》,学校办公室要留存二年备查。

(四)介绍信由学校办公室统一印制,各部门不得自行印制、购买、使用以学校名义抬头或落款的介绍信。

三、附则

    1.学校各级印章和介绍信因使用不当或管理不善出现的问题,由其主管单位主要负责人承担责任。

    2.本办法由学校办公室负责解释。

    3.本办法自发布之日起试行。本办法试行前发布的有关文件与本办法不一致的,按照本办法执行。

 

附:天津职业大学用印申请表

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